Vor Beginn des Sytemakkreditierungsverfahrens führt die FIBAA ein Beratungsgespräch mit der Hochschule zum Verfahren (wesentliche Schritte des Verfahrens, Inhalte und Kriterien, Leistungsbeschreibung und Kosten) durch.

Nach dem Vertragsabschluss stellt die Hochschule einen Antrag auf die Durchführung der Systemakkreditierung, darin eine Darstellung des Qualitätsmanagementsystems der Hochschule sowie ggf. eine Begründung für die Beschränkung der Systemakkreditierung auf eine „studienorganisatorische Teileinheit“.

Nach der Antragstellung der Hochschule prüft die FIBAA im Rahmen einer Vorprüfung, ob die Hochschule die formalen Zulassungsvoraussetzungen des Akkreditierungsrates zur Systemakkreditierung erfüllt. Bei positiver Vorprüfung wird das Verfahren eröffnet.

Nach der Verfahrenseröffnung übermittelt die Hochschule ihre auf Basis des FIBAA-Fragen- und Bewertungskatalogs erstellte Selbstdokumentation.

Beim ersten Besuch des Gutachterteams an der Hochschule werden Fragen geklärt und eine sogenannte Merkmalsstichprobe vereinbart. Beim zweiten Besuch führt das Gutachterteam Gespräche mit relevanten Personengruppen und begutachtet die Dokumente aus der Merkmalsstichprobe. Über die Ergebnisse der Begutachtung des Qualitätsmanagementsystems und der Merkmalsstichprobe erstellen die Gutachter einen vorläufigen Gutachterbericht. Danach führt ein gesondertes Gutachterteam die Programmstichprobe durch und erstellt einen Bericht über ihr Ergebnis.

Das Gutachterteam für die Systemakkreditierung berät die Ergebnisse und befindet über die Empfehlung an die FIBAA-Akkreditierungskommission für institutionelle Verfahren (F-AK INST). Der Bericht wird ohne Beschlussempfehlung an die Hochschule zur Stellungnahme übermittelt.

Die FAK-INST berät über das Ergebnis der Prüfung und entscheidet unter Würdigung der Stellungnahme der Hochschule über die Akkreditierung, die Akkreditierung unter Auflagen, Ablehnung der Akkreditierung oder Aussetzung des Verfahrens.

Bei positivem Ergebnis des Verfahrens der Systemakkreditierung ist die Hochschule für 6 Jahre (bei erstmaliger Systemakkreditierung) bzw. 8 Jahre (bei jeder folgenden Systemakkreditierung) akkreditiert. Die in dieser Zeit eingerichteten Studiengänge sind ohne weitere externe Prüfung akkreditiert.

Sofern im Rahmen des Verfahrens Mängel offenbar werden, die innerhalb eines Zeitraums von neun Monaten behebbar sind, wird eine Systemakkreditierung mit entsprechenden Auflagen ausgesprochen.

Sollten im Laufe des Verfahrens Mängel offenbar werden, deren Behebung länger als neun Monate in Anspruch nehmen würde und die mithin zu einem Versagen der Systemakkreditierung führen würden, kann das Verfahren bei Zustimmung der Hochschule für mindestens 12, maximal 24 Monate ausgesetzt werden. Nach dieser Aussetzung wird das Verfahren wieder aufgenommen.

Entscheidet sich die F-AK INST, die Akkreditierung abzulehnen oder das Verfahren auszusetzen, kann die Hochschule einen Antrag auf Prüfung durch den FIBAA-Beschwerdeausschuss stellen. Wird dem Antrag stattgegeben, so wird die F-AK INST erneut befasst. Die Entscheidung der Kommission ist abschließend.